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證件錄入

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  建筑施工企業擁有眾多的證件資質,為了實現證件的有序化管理與規范化利用,我們通過工程企業管理系統將證件錄入到系統中,然后進行規范化管理。

  一、證件錄入管理中常見的問題

  1、證件眾多,都是分散保存不同人的手中或者不同的部門,沒有實現集中管理,導致某些業務交叉的證件經常出現“有沒有、在哪里、找誰要”的問題。

  2、有的公司只是單單將證件集中起來保存,但是沒有進行專業分類,碰到需要的專業證件時,要從一堆證件中去翻找,十分麻煩。

  3、證件管理沒有實現數字化,借用人員需要找到專職管理人員才知道證件是否在庫,是否可以借出,降低了工作效率。

  4、部分證件借出頻率高,沒有一套成熟的借還管理體系,容易出現證照丟失,或者是使用時間安排不合理,并且出現這些問題時也無法追溯源頭。

  5、證書過期不能自動提醒,需要管理人員逐一查詢,容易遺漏,從而影響到某些需要調用證照的業務正常運行。

證件錄入

  二、泛普軟件中證件錄入的管控點及作用

  1、在系統中,可以將公司所有的證件都登記到系統中,對證件進行分類管理,記錄每個證件的存放部門,方便在使用時快速查詢找到所需證件。

  2、當需要借出證件時,可以直接在系統中查看證件狀態和證件去向就可以知道目前該證件是否可用,再也不用去找相關管理人員查詢,提高了辦公效率。

  3、通過證件錄入單據,還可以實現借出和歸還的體系化管理,通過篩查證書去向就可以查看證件的所有借出歸還情況,當證件出現丟失或者損壞時,能夠及時找到相關負責人。

  4、表單中還能實現對證書有效期的管理,通過登記有無期限、到期日期,當證件到期時,系統自動標紅提醒,方便證件管理員及時處理,以免耽誤后續施工需要。

  5、可以將紙質證件拍照上傳到附件中,實現紙質證件和電子化證件的集中管理,也進一步保證了證件的真實性。

  三、泛普軟件中的證件錄入單據

  在泛普工程企業管理系統中,由證件管理員填寫此單據。

  1、基本信息

  證件錄入單據主要包含員工信息、證件信息、增項專業三大方面的內容。

證件錄入基本信息

  2、附件上傳

  支持附件上傳,可以將紙質證件拍照上傳到附件中,也可以將其他相關文件上傳,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。

證件錄入附件

  四、泛普軟件中的證件錄入列表

  證件錄入列表主要顯示所有的證件錄入單據,在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進行保存,還能將查詢出來的列表導出成Excel格式;也能將查詢出來的列表直接打印。

證件錄入列表 

發布:2006-10-26 13:28    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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